Normas Contables Ciudad de Bs.As

Instrucciones para Cooperadoras Escolares de la Ciudad de Buenos Aires
Publicado por la DIGECOES en setiembre de 2002
      
 Nota del editor: los anexos que indica el presente documento aún no han sido recibidos por lo que no están publicados.

El Departamento Control Contable cumple tres tareas fundamentales: la de contralor de la documentación recepcionada de las escuelas, con relación a la acreditación (ANEXO II) de los subsidios otorgados por el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires y la rendición de los gastos (ANEXO A). Asimismo, como tercera función incluye el control de los ingresos y egresos de fondos propios que se reflejan, al igual que los subsidios, en el CUADRO DEMOSTRATIVO DE RECURSOS Y GASTOS ANUAL.

Con el ANEXO II se genera la rendición de los subsidios desde la Dirección General de Cooperadoras y Comedores Escolares ante el organismo de contralor - Dirección General de Contaduría General dependiente de la Secretaría de Hacienda y Finanzas - dicho acto autoriza la liberación de los fondos de los subsidios de cuotas subsiguientes.

El Formulario ANEXO "II" es la planilla de acreditación de los subsidios depositados por la Tesorería General, en las cuentas de las Asociaciones Cooperadoras.

El Formulario ANEXO "A" es la planilla de rendición de los gastos realizados, con los fondos de subsidios.

El Formulario CUADRO DEMOSTRATIVO DE RECURSOS Y GASTOS ANUAL es en el cual se registran todos los movimientos contables (ingresos, egresos y saldos) de fondos de subsidios y fondos propios.

A continuación se detalla la fecha de presentación, forma correcta de confección y documentación que debe adjuntarse en cada uno de los formularios citados precedentemente.

PLANILLA DE ACREDITACIÓN DE SUBSIDIOS - ANEXO II (ver Anexo)

Fecha de presentación: Dentro de los diez (10) días de acreditados los fondos.
Forma de presentación: Planilla ANEXO II original y duplicado con firma y aclaración del Presidente/a, Tesorero/a, Secretario/a y Asesor/a (Director/a de Escuela).
Se debe confeccionar una planilla por cada cuota acreditada, adjuntando fotocopia certificada por la Conducción Docente del extracto bancario y/o constancia de consulta de los últimos movimientos bancarios, donde conste la acreditación.

RENDICION DE SUBSIDIOS- ANEXO "A" (ver Anexo)

Fecha de presentación: Dentro de los quince (15) días de terminada de gastar cada cuota.
Forma de presentación: Formulario ANEXO "A" en original firmado por el Presidente, Tesorero, Revisor de Cuentas y Asesor/a (Director/a de Escuela).
Documentación adjunta: a)Fotocopia de todas las facturas, certificadas por la Conducción Docente con la leyenda "Es copia fiel del original", con sello aclaratorio.
b)Por compras y/o arreglos de monto de más de $1000 (un mil) inclusive, adjuntar fotocopias certificadas por la Conducción Docente de tres (3) presupuestos como mínimo.

RECOMENDACIONES GENERALES:

Confección:
El formulario deberá ser completado con todos los datos identificatorios: Número de cuota, Concepto, Fecha de cobro, Importes y Saldos sin gastar de la/s cuota/s anterior/es, en caso que los hubiera.
No deben existir saldos negativos, toda vez que los mismos no son recuperables con próximas cuotas.
En el "motivo del gasto" se debe detallar las compras y/o trabajos realizados, no debiendo generalizar los mismos (Art. de Ferretería, librería, electricidad, etc.)

Flexibilización:

Por Ordenanza Nº 50.226 se puede flexibilizar hasta un 15% de cada una de las cuotas, a excepción de CO.DI.CO., para aplicar a otro subsidio.
Por Ley Nº 125/98 se puede flexibilizar hasta $ 1.000.- (un mil) del total de la partida anual.
Cuando se flexibiliza para otro/s subsidio/s, los gastos deben ser rendidos en la planilla del subsidio del cual se está flexibilizando, debiéndose indicar en las observaciones al dorso de la planilla.
Aquellos establecimientos que no perciben el subsidio de transporte escolar, pueden también flexibilizar por Ordenanza Nº 50.226 hasta un 15% de cualquier cuota de cualquier subsidio y aplicarlo a solventar gastos de viáticos de alumnos carenciados y/o visitas guiadas.
Para los casos de viáticos para alumnos carenciados, se deben tener presentes los requisitos de las Notas Nros. 564.093-DGCYCE-2001 para Educación Media y 564.305-DGCYCE-2001 para Educación Superior.
En el libro multicolumnal se debe registrar de igual forma.

COMPROBANTES DE GASTOS:

Facturas:
Todos los comprobantes de gastos deben estar conformados mediante firma por el Tesorero y el Director, según Disposición N°02-DIGECOES-95 sobre normas contables-administrativas que en su punto 2.2.3 dice: "Los comprobantes de gastos deben estar autorizados por el tesorero de la Asociación Cooperadora y el Director de la escuela, con su firma".
Todas las facturas y/o tickets deben cumplir con los requisitos exigidos por la Resolución Nº 3419-DGI/AFIP-1991 y sus complementarias, en cuanto al número de C.A.I y Fecha de Vencimiento - para las facturas tipo "A" y "B" -. Para las facturas y/o recibos tipo "C" tener en cuenta que la figura debe ser MONOTRIBUTISTA, a excepción de profesionales que sí pueden ser RESPONSABLES NO INSCRIPTOS.
No serán aceptados remitos y/o recibos que digan "Documento no válido como factura".
En todas las facturas deben constar los siguientes datos: Nombre de la Asociación Cooperadora, dirección del Establecimiento Escolar, detalle de tareas realizadas y/o compras efectuadas, indicando cantidad, valor unitario y total de cada trabajo y/o compra.
No se aceptarán facturas a nombre de particulares, ni pagos realizados con Tarjetas de Crédito y/o Débito.
En el caso de pagos diferidos (pagos en cuotas), la empresa debe emitir en cada caso un recibo oficial por le monto percibido. El último recibo emitido debe ser abrochado con la factura correspondiente.
Antes de efectuar una compra y/o realizar una contratación, se constate que la firma extienda facturas, recibos y remitos oficiales en un todo de acuerdo a las normativas de la AFIP-DGI.
La única excepción por pago de abono es para el mantenimiento de los ascensores.
Los presupuestos solicitados por compras y/o arreglos, deberán ser de diferentes empresas y/o particulares, debiendo constar el nombre del comercio y/o particular, dirección, teléfono, fecha, detalle e importe. Los mismos deberán estar firmados por el responsable, con aclaración de firma y número de documento y/o sello.
Todos los presupuestos solicitados, tanto para gastos con fondos de subsidios o fondos propios deben mantenerse archivados en un bibliorato y/o carpeta exclusivamente para tal fin.

IMPORTANTE: El importe total en las facturas debe expresarse en números y letras.
En caso de facturas enmendadas las mismas deberán, indefectiblemente, al momento de realizar la compra ser salvadas por el comerciante con su firma, aclaración, número de documento y sello del comercio.

Tickets:
Antes de realizar compras en supermercados o comercios que facturen con tickets, deben pasar por la caja central de los mismos, presentando constancia de inscripción en la DGI-AFIP (número de C.U.I.T.), a efectos que se les otorgue un número de cliente, y así poder la cajera extender ticket-factura en el cual van a constar todos los datos de la Asociación Cooperadora.
En los casos en que los comercios no cuenten con tickets con descripción de lo adquirido, se deberá solicitar en el momento, la confección de un remito en el cual conste el número de ticket, la fecha, los datos de la Asociación Cooperadora, dirección y el detalle de la compra con valor unitario y total. Tener en cuenta que al enviar, en la rendición, fotocopia del remito este no debe estar tapado por el ticket.

Observaciones:
Indefectiblemente los requisitos de facturas, tickets y presupuestos debe cumplirse, tanto al realizar gastos con fondos provenientes de subsidios o, con fondos propios.
Las rendiciones de subsidios se deben remitir por cuerda separada, es decir una Planilla ANEXO "A" por cada cuota de subsidio.
Los intereses devengados por acreditaciones de subsidios deben ser utilizados y rendidos en la Planilla ANEXO "A", con gastos contemplados en las Ordenanzas correspondientes y aplicándolos al o los subsidio/s que más se necesite.

RENDICION DE CO.DI.CO.

Fecha de presentación: Una vez finalizada la obra
Forma de presentación: Formulario ANEXO "A" en original

• Documentación Adjunta:
  a. Copia Acta de apertura de sobres
  b. Copia Contrato
  c. Copia Actas de certificación de obras
  d. Fotocopias de todas las facturas.
  e. Copia Acta Provisoria
  f. Copia Acta Definitiva (*)

Las copias deben estar certificadas por la Conducción Docente.

(*) Puede enviarse la rendición del subsidio sin la copia del Acta Definitiva, teniendo en cuenta que la misma recién la tendrán cuando termine el período de garantía.
Una vez obtenida dicha Acta la remiten para que la misma sea agregada a la rendición del subsidio oportunamente enviado (mencionar nro. de nota por la cual se envío).
Si rinden enseguida, aunque quede pendiente el Acta Definitiva, quedan habilitados para solicitar la adjudicación de otra cuota de CO.DI.CO., siempre y cuando sea de otro Ejercicio.
De existir un sobrante que supere, el equivalente a una cuota de mantenimiento edilicio, se deberá solicitar autorización a la Comisión de Cooperadoras Distritales. Dicho pedido, de así corresponder, debe ser evaluado y aprobado por la misma.
En caso que el monto sea inferior al citado precedentemente, el mismo podrá ser utilizado para gastos de mantenimiento edilicio.

CUADRO DEMOSTRATIVO DE RECURSOS Y GASTOS (ver Anexo)

Fecha de presentación: Indefectiblemente, dentro de los 90 (noventa) días de cerrado el ejercicio y antes de que se realice la Asamblea General Ordinaria. (Ver Ordenanza N° 35.514 - Art. 15°).

Forma de presentación: Formulario en original.

Documentación adjunta: Memoria: Descripción de las obras, compras, actividades, etc., realizadas con fondos de subsidios y fondos propios. (Ver Ordenanza N° 35.514 - Art. 10°).
Resúmenes bancarios: Cuenta Corriente Especial o Cuenta Corriente de subsidios (ex Caja de Ahorro): el cierre se realiza el 21 de diciembre, por lo tanto el extracto no refleja los movimientos realizados entre los días 22/12 y 31/12, por lo cual se debe presentar el resumen bancario al 21 de enero del año siguiente.
Resumen Cuenta Corriente (fondos propios): al 31/12.
Deben remitirse fotocopias certificadas por la Conducción Docente, de ambas cuentas.

Informe de la Comisión Revisora de Cuentas: Conforme las funciones establecidas en el Estatuto de la Asociación Cooperadora.

RECOMENDACIONES GENERALES:

Confección:

Todas las Asociaciones Cooperadoras deben confeccionarlo en el formulario vigente, independientemente que las mismas posean Personería Jurídica. El mismo puede ser solicitado por correo electrónico a: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Se recuerda que el ejercicio económico-financiero comienza el 1º de enero y finaliza el 31 de diciembre de cada año. Art. 16º.- Ordenanza Nº 35.514.
De existir correcciones en el formulario original, siempre que no varíe el saldo que pasa al próximo ejercicio, las mismas deberán ser salvadas con la firma y aclaración del Presidente, Tesorero, Revisor/es de Cuenta/s y Asesor.

Ingresos:
Trasladar correctamente el saldo del Ejercicio anterior.
En los ingresos, en el ítem de los subsidios percibidos deberá tenerse en cuenta la información oficial con los importes, suministrada por esta Dirección General, a través de todas las Supervisiones y/o Regiones, como así también las planillas de Anexos II remitidas por la Asociación Cooperadora.
Debe reflejarse lo que realmente se acreditó, independientemente de las flexibilizaciones realizadas en los gastos.
En el ítem "otros ingresos" corresponde registrar únicamente los ingresos que no se encuadren en el resto de los ítems.
En el rubro "intereses", sólo deben registrarse los percibidos durante el año.

Egresos:
En el ítem "gastos varios" corresponde registrar únicamente los gastos que no se encuadren en el resto de los ítems.

Resumen:
El saldo que pasa al próximo Ejercicio debe coincidir con el total del efectivo en Caja y los saldos existentes en Banco/s (a+b+c):

a) Se recuerda que el efectivo en Caja al cierre del Ejercicio, nunca puede superar el monto aprobado por la Asamblea Anual Ordinaria General. En caso que el mismo supere el monto aprobado, deberán justificarlo indicando los motivos.
b) En caso de no coincidir el saldo declarado en Cta.Cte. con el extracto al 31/12, por tratarse de cheque/s no debitado/s, deberán indicar el Número de cheque/s e importe/s de los mismos en observaciones (al dorso del formulario), debiendo adjuntar fotocopia/s del/los extracto/s bancario/s donde conste/n dicho/s débito/s.
c) La sumatoria de los saldos de subsidios y los intereses en banco (Items 1/6) debe coincidir con el extracto de: Cta. Cte. Especial/Cta. Cte. de subsidios (ex C. de Ahorro) al 31/12 y el saldo declarado en Banco. (ítem c).

OBSERVACIONES GENERALES:
Cuando se reintegre al establecimiento escolar una Nota, con observaciones, las modificaciones y/o respuestas correspondientes deberán realizarse en la misma actuación de origen, (NO generar una nueva Nota) debiendo respetarse la foliatura original. El plazo general para reintegrar las Notas a la Dirección General de Cooperadoras y Comedores Escolares, por todo concepto, será por un período no mayor a veinte días.
Al contratar personal para realizar trabajos en el establecimiento, tener en cuenta que los mismos podrían implicar riesgos personales, por lo tanto se deberá prever que quien los realice esté debidamente provisto de los elementos de seguridad propios de la labor a realizar, así como que cuente con Seguro que cubra los riesgos a que estará sometido el trabajador, a fin de evitar eventuales juicios a las Asociaciones Cooperadoras, en el caso de producirse algún evento dañoso sin que se tomasen las debidas precauciones.

SUBSIDIOS:
Todos los subsidios deben ser administrados y rendidos por la Asociación Cooperadora responsable de los mismos.

SUBSIDIO DE MANTENIMIENTO EDILICIO (ORDENANZA N° 42.581)
Este subsidio es para mantenimiento edilicio y no para mantenimiento de aparatos, herramientas, maquinarias, etc. Se recibe uno por edificio (esta aclaración vale para los distintos establecimientos que funcionan en el mismo edificio). Son cuatro (4) cuotas anuales.

SUBSIDIO DE MATERIAL DIDÁCTICO (ORDENANZA N° 43.410)
Destinado a material didáctico para las actividades educativas.
Se recuerda que este subsidio está destinado íntegramente a material didáctico para los alumnos, razón por la cual serán rechazados todos los comprobantes correspondientes a artículos de escritorio o destinado a tareas administrativas. Son dos (2) cuotas anuales. El subsidio se compondrá de una suma fija (conformada en función de los distintos establecimientos que comparten cada edificio) que se asignará por igual a todas las escuelas más un monto por sección o división que variará de acuerdo a los requerimientos cuantitativos de la matrícula atendida, consideradas en un solo turno.

SUBSIDIO DE EQUIPAMIENTO ESCOLAR (ORDENANZA N° 43.406)
Destinado al requerimiento escolar básico (aulas) a través de dos formas de aplicación:
a) Para mantenimiento y adquisición de mobiliario escolar.
b) Para renovación total del mobiliario básico escolar (aulas)
Son dos cuotas anuales. El subsidio se compondrá de una suma fija (conformada en función de los distintos establecimientos que comparten cada edificio) que se asignará por igual a todas las escuelas, más un monto por sección que variará de acuerdo a los requerimientos cuantitativos de la matrícula atendida, consideradas en un solo turno.

SUBSIDIO DE TRANSPORTE (ORDENANZA N° 43.411)
Destinado a solventar los gastos producidos por el alquiler de transporte para los alumnos que posibilite la concurrencia a las actividades denominadas experiencias directas organizadas por la escuela, a las clases del plan de natación y/o a quienes, por causas especiales, lo necesitan para asistir diariamente a sus clases.
Sólo lo reciben las escuelas de nivel primario y especial. Es una (1) cuota anual.

Por COMUNICADO Nº 33 (24/04/91) se confeccionó el siguiente instructivo:
El Subsidio se destinará a solventar los gastos de transporte originados por el traslado de alumnos con motivo de:

a) Plan Municipal de Natación.
b) Experiencias directas y desarrollo de actividades curriculares (Ej. Asistencia a gimnasios).
c) En el caso de la escuela de discapacitados motores Nº 1 para asistencia diaria de los alumnos a clases.
d) Para asistencia a los talleres pedagógicos de los alumnos de las escuelas domiciliarias Nº 1 y Nº 2.

SUBSIDIO CO.DI.CO. (ORDENANZA N° 43.409)
Destinado a trabajos de mantenimiento de los edificios escolares que por su envergadura, supere los montos fijados en el Subsidio de Mantenimiento Edilicio y distribuido a través de las Comisiones Distritales de Cooperadoras (CO.DI.CO). Son cinco (5) cuotas anuales. La distribución de este Subsidio se realiza en función del porcentaje de participación que cada Distrito Escolar tiene en el total del Subsidio otorgado por Ordenanza N° 42.581.

Las Normas, Leyes y Reglamentaciones que figuran en este sitio, fueron recogidas por nosotros o enviadas por cooperadores voluntariamente. Le sugerimos que las tome como "modelos" -salvo expresa indicación- pues las mismas pueden ser modificadas y no siempre estarán actualizadas en el momento